Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 (di seguito “Regolamento Privacy”), le forniamo le seguenti informazioni in merito al trattamento dei suoi dati personali.

1. Chi tratta i dati personali?

Titolare del trattamento dei dati personali (nel seguito anche il “Titolare”) è la società del Gruppo A2A alla quale è indirizzata la sua candidatura e/o presso la quale è aperta la posizione per la quale sta presentando la sua candidatura. Se desiderasse ricevere maggiori informazioni sullo specifico Titolare del trattamento dei suoi dati può scrivere all’indirizzo selezione@a2a.it oppure all’indirizzo Corso di Porta Vittoria 4, 20122 Milano.

 

2. Chi è il Responsabile della Protezione dei Dati?

Il Titolare ha nominato un Responsabile della protezione dei dati personali (RPD) che può essere contattato via e-mail al seguente indirizzo di posta elettronica dpo.privacy@a2a.it.

 

3. Perché vengono trattati i dati personali?

Finalità del trattamento	Base giuridica del trattamento
Espletare l’attività di selezione del personale da inserire all’interno dell’organizzazione con diverse forme di rapporto di lavoro (a titolo esemplificativo contratto a tempo indeterminato, contratto di apprendistato, contratto a termine, somministrazione di lavoro, etc.) o degli/delle stagisti/e. Per la medesima finalità ai/alle candidati/e potranno essere effettuate video-interviste e somministrati test psico-attitudinali e test di abilità.	L’esecuzione della sua richiesta di partecipare alla selezione (riconducibile alla base giuridica di cui all’art. 6c. 1 lett. b del Regolamento Privacy, ossia esecuzione di un contratto di cui l'interessato/a è parte o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello/a stesso/a). Lo svolgimento delle video-interviste è basato sul legittimo interesse cogente del titolare a: ridurre i tempi di selezione; raccogliere maggiori elementi che contribuiscano alla valutazione del/della candidato/a; fornire al/alla candidato/a un’experience migliore. Lo svolgimento di test psico-attitudinali e test di abilità è basato sul legittimo interesse cogente del titolare a raccogliere ulteriori elementi che possano supportarlo nella valutazione del/della candidato/a.
Per inviarle informazioni su nuove opportunità di lavoro all’interno del Gruppo A2A anche sulla base delle categorie di preferenze che può indicare nella sezione Job alert.	L’esecuzione della sua richiesta, inserita nella sezione Job alert, di rimanere aggiornato/a in merito alle nuove opportunità di lavoro offerte dal Gruppo A2A (riconducibile alla base giuridica di cui all’art. 6 c. 1 lett. b, ossia esecuzione di un contratto di cui l'interessato/a è parte o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello/a stesso/a).
Per svolgere, se necessario, il trattamento dei suoi dati personali particolari (dati relativi alla salute) per l'espletamento dell’attività di selezione del personale.	L’adempimento di obblighi e/o l’esercizio di diritti in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale (art. 9, c. 2 lett. b del Regolamento Privacy).
Per svolgere accertamenti su liste pubbliche relative a misuree sanzioni economiche (es. liste OFAC).	Il legittimo interesse del Titolare a svolgere gli accertamenti.
Per svolgere attività di audit sui processi di selezione	Il legittimo interesse del Titolare a garantire un elevato livello qualitativo dei propri processi.
Il trattamento potrebbe essere finalizzato a rispondere alle richieste provenienti dalle Autorità ed enti competenti, ecc.	L’adempimento di un obbligo di legge.

 

4. Quali dati personali sono trattati?

Sono trattate le seguenti categorie di dati:

• dati identificativi e anagrafici (es. nome, cognome, codice fiscale, indirizzo, data e luogo di nascita);
• dati di contatto (es. numeri di telefono, fisso e/o mobile, indirizzo e-mail);
• curriculum studi e professionale forniti direttamente dall’interessato/a e/o da società di ricerca e selezione del personale, Agenzie per il Lavoro, Enti e Istituti scolastici o Università con cui sono stipulate convenzioni di stage;
• dati relativi agli esiti di test psico-attitudinali e di test di abilità;
• eventuali dati relativi alle immagini e dati vocali (in caso di test, colloqui ed assessment da remoto);
• eventuali dati particolari idonei a rivelare lo stato di salute ove necessari (es. categorie protette);
• altri dati riconducibili alle categorie sopra indicate.

 

5. Come sono trattati i dati?

Il trattamento è effettuato dal personale autorizzato nell’espletamento delle proprie attività, con o senza l'ausilio di strumenti elettronici (es. portale carriere), secondo principi di liceità e correttezza in modo da tutelare in ogni momento la riservatezza e i diritti dell'interessato.
Si invita l’interessato/a a fornire soltanto i dati strettamente necessari ai fini della selezione, in particolare per quanto attiene ai dati relativi allo stato di salute. Qualora il Titolare ricevesse dati non pertinenti alla selezione procederà alla relativa cancellazione.
Ai fini dell’attività di selezione potrebbero essere effettuate, nell’ambito di apposite piattaforme, video-interviste ai/alle candidati/e, test psico-attitudinali e test di abilità.
In particolare, possono essere svolte video-interviste registrate mediante un colloquio unidirezionale in differita in cui il candidato risponde tramite video ad una serie di domande predefinite dal reclutatore, entro un tempo prestabilito. Le registrazioni sono poi esaminate dai soggetti incaricati di svolgere attività di selezione.
I test psico-attitudinali hanno lo scopo di valutare le potenzialità del candidato in diversi ambiti (ad es. logica, relazionali e altre soft skill, ecc..) mediante la somministrazione di domande a scelta multipla.
I test di abilità hanno lo scopo di misurare il livello di competenze del candidato in relazione a specifici ambiti (ad es. competenze linguistiche, informatiche, ecc.).
I suddetti test e video-interviste, laddove previsti, sono finalizzati a raccogliere ulteriori elementi che saranno poi valutati dal Titolare. Il mancato svolgimento delle video-interviste e/o dei tali test non preclude la prosecuzione dell’iter di selezione del/della candidato/a, pur costituendo uno degli elementi di valutazione del candidato/a, in quanto fondati sul legittimo interesse cogente del Titolare del trattamento a raccogliere informazioni sui candidati.
Il Titolare potrà contattarla per inviarle aggiornamenti su ulteriori opportunità di lavoro fino a 4anni dalla raccolta dei suoi dati o dall’ultimo loro aggiornamento da Lei effettuato all’interno del portale carriere, mediante i canali di contatto da Lei indicati in fase di candidatura. Sarà cura del Titolare, a ridosso del decorso del termine dei 4anni, inviarle una comunicazione per ricordarle l’imminente cancellazione dei suoi dati; Lei potrà, se lo desiderasse, aggiornare il suo profilo per continuare a ricevere gli aggiornamenti; in quest’ultimo caso il Titolare conserverebbe i suoi dati per tale finalità per ulteriori 4 anni.
Resta fermo che lei può richiedere in ogni momento di non ricevere più tali aggiornamenti, scrivendo all’indirizzo selezione@a2a.it oppure all’indirizzo Corso di Porta Vittoria 4, 20122 Milano.

 

6. A chi sono comunicati i dati personali?

I suoi dati personali possono essere messi a disposizione di:

• Agenzie per il Lavoro, società o Enti che effettuano l’attività di selezione del personale e/o Istituti Scolastici o Enti per convenzioni di stage/tirocinio che agiranno a seconda dei casi come Titolari o Responsabili del trattamento;
• Fornitori di servizi per le Risorse Umane, società di consulenza, società di servizi di archiviazione, società di servizi informatici, che agiranno come Responsabili del trattamento;
• Fornitori di piattaforme per la somministrazione dei test psico-attitudinali, dei test di abilità e per le video interviste che agiranno quali Responsabili del trattamento;
• Medico Competente aziendale, laboratori di analisi e studi medici per lo svolgimento di eventuali visite mediche preventive ex D.lgs. n. 81/2008 (nel caso in cui, dopo il processo di selezione, si ipotizzi di avviare un iter di assunzione e/o di attivazione dello stage), che agiranno a seconda dei casi come Titolari o Responsabili del trattamento;
• Autorità ed enti competenti (ove richiesto) che agiranno quali Titolari dei trattamenti.

Qualora la sua candidatura sia stata proposta da un/una dipendente di una delle società del Gruppo A2A,quest’ultimo/a potrebbe essere aggiornato/a limitatamente all’esito positivo del suo iter di selezione.
A2A S.p.A., con sede a Milano in corso di Porta Vittoria, 4 opera quale Responsabile del trattamento dei dati personali dei soggetti coinvolti nei processi di selezione delle altre società del Gruppo A2A.
I suoi dati non verranno diffusi (messi a disposizione di soggetti indeterminati).

7. I dati sono trasferiti in paesi terzi? 

L’utilizzo delle piattaforme per la somministrazione dei test psico-attitudinali, dei test di abilità e per le videointerviste potrebbe implicare un trasferimento dei dati al di fuori dello SEE, in particolare negli USA. In tal caso il trasferimento è coperto dall’EU-USA DPF (Data Privacy Framework) sulla base della Decisione di Adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023. Puoi avere maggiori informazioni su tale trasferimento scrivendo all’indirizzo di postaelettronica dpo.privacy@a2a.it.

 

8. Per quanto tempo i dati sono conservati?

I Suoi dati saranno conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati o per adempiere ad obblighi di legge ed in particolare:

• i dati dei/delle candidati/e per 4 anni dalla raccolta dei Suoi dati o dall’ultimo loro aggiornamento da Lei effettuato all’interno del portale carriere;
• le videointerviste sono conservate per 3 mesi dalla relativa acquisizione;
• i risultati dei test psico-attitudinali e test di abilità sono conservati per 4 anni dalla chiusura dell’attività di selezione;
• i dati raccolti per inviarle aggiornamenti su ulteriori opportunità di lavoro fino a 4 anni dalla raccolta dei suoi dati o dall’ultimo loro aggiornamento da lei effettuato all’interno del portale carriere, mediante i canali di contatto da lei indicati in fase di candidatura.

In caso di contenzioso e/o richieste stragiudiziali, i tempi di conservazione sopra indicati potranno essere estesi fino a10 anni dalla definizione dello stesso.

9. Quali sono i diritti che può esercitare?

Lei ha il diritto di chiedere al Titolare del trattamento, nei casi previsti dalla legge:

• la conferma che sia o meno in corso un trattamento di Suoi dati personali e, in tal caso, di ottenerne l’accesso(diritto di accesso);
• la rettifica dei dati personali inesatti o l’integrazione dei dati personali incompleti (diritto di rettifica);
• la cancellazione dei dati stessi se sussiste uno dei motivi previsti dal Regolamento Privacy (diritto all'oblio);
• la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dal Regolamento Privacy (diritto di limitazione);
• di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali da Lei forniti al Titolare e di trasmettere tali dati a un altro Titolare del trattamento (diritto alla portabilità).

Diritto di opposizione. La informiamo inoltre che, in qualsiasi momento, Lei può opporsi al trattamento eseguito per finalità legate al legittimo interesse del Titolare. In tal caso, il Titolare del trattamento si asterrà dal trattare ulteriormente i suoi dati personali, salvo l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
Per esercitare i Suoi diritti e richiedere maggiori informazioni in relazione ai trattamenti in oggetto e alle relative basi giuridiche potrà inviare richiesta scritta al Responsabile della Protezione dei Dati, all’indirizzo di postaelettronica dpo.privacy@a2a.it oppure all’indirizzo Corso di Porta Vittoria 4, 20122 Milano; le chiediamo di indicare la Società del Gruppo A2A destinataria della richiesta e di precisare che la richiesta riguarda i dati relativi alla propria candidatura (per esempio inserendo nell’oggetto “Richiesta privacy su candidatura”).
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, qualora ritenga che il trattamento che la riguarda violi il Regolamento Privacy.

 

10. Da quale fonte hanno origine i dati personali e quali sono le conseguenze in caso di mancato conferimento dei dati?

I dati personali necessari alle predette finalità sono da Lei conferiti ovvero legittimamente raccolti da altri soggetti (es. Società che effettuano l’attività di selezione del personale). Il mancato conferimento dei dati strettamente necessari allo svolgimento della selezione richiesti all’interno del portale carriere impedisce al Titolare di prendere in considerazione la candidatura presentata e di proseguire l’iter di selezione. L’omesso conferimento dei dati a seguito della mancata partecipazione alle videointerviste e/o alla compilazione dei test, se proposti, potrà essere uno degli elementi che contribuisce alla valutazione finale complessiva circa l’iter di selezione, in quanto corrisponde ad un legittimo interesse cogente del Titolare del trattamento.

 

11. I dati sono sottoposti a decisioni automatizzate?

I dati non saranno sottoposti a decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici che riguardano o che incidano significativamente sulla Sua persona.